Minggu, 30 Juni 2013

contoh proposal "Tugas Sekretaris"

BAB I
PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang
Di era modernisasi ini, perkembangan berbagai usaha sudah sangat pesat, baik itu dalam bentuk barang ataupun jasa. Tidak terlepas dari itu meraknya usaha barang dan jasa juga membuat pihak organisasi menjadi suatu faktor penentu utama dalam keberhasilan suatu usaha, bahkan suatu organisasi pun dapat menentukan berhasil atau tidaknya suatu usaha yang dijalankan.Begitu pentingnya organisasi yang baik dalam suatu usaha sehingga setiap peran dari masing-masing orang yang mengambil bagian dalam organisasi sangat ditentukan untuk bersikap produktif dan bertanggung jawab.
Terlepas dari itupula dalam era global skarang ini, tidak ada batas antar Negara, seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi. Menghadapi kondisi seperti ini, Negara-negara berkembang seperti Indonesia akan berhadapan secara manusia, aspek modal dan aspek teknologi. Kondisi yang demikian membuat para pimpinan perusahaan atau instansi lainnya membutuhkan jasa Sekretaris yang lebih professional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang lain.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan pimpinan untuk mengurus hal ikhwal yang bersifat rahasia. Misalnya membuat surat yang isinya bersifat rahasia, demikian pula menyimpan serta memelihara arsip-arsip suraat rahasia. Kemudian ternyata bahwa tugas seorang sekretaris mengalami perkembangan, yaitu tidak hanya melakukan tugas yang bersifat rahasia melainkan melakukan tugas dalam bidang tataketerangan, tatawarkat, atau tatausaha pada umumnya. Sekretaris organisasi bertindak sebagai kepala sekretariat, disamping bekerja atas insturuksi  pimpinan, juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tatakerja. Dengan kata lain sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.
Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon bertempat di jalan Leo Wattimena yang mana  di dalam kantor ini terdapat seorang sekretaris yang belum menjalankan tugasnya dengan baik dan benar sehingga ada tugas-tugas yang tidak bisa ia laksanakan dan hal ini membuat pekerjaan di Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo sedikit terganggu.
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik mengangkat sebuah judul tentang “ Tinjauan Tugas Sekretaris Pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon”.

B.   Rumusan Masalah
Adapun masalah yang ingin penulis teliti sesuai dengan latar belakang diatas adalah “Bagaimana  sekretaris dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon”.
C.   Batasan Masalah
Penulis membatasi masalah hanya pada tugas sekretaris pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon.
D.   Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan ini adalah :
1.    Untuk mengetahui bagaimana tugas-tugas yang dijalankan oleh sekretaris pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon.
2.    Sebagai bahan masukan pada sekretaris di Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon dalam menjalankan tugas-tugas.

E.   Sistematika Penulisan
BAB I, merupakan pendahuluan yang terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, sistematika penulisan.
BAB II, merupakan tinjauan pustaka yang terdiri dari pengertian sekretaris, syarat-syarat sekretaris, jenis-jenis sekretaris, tugas-tugas sekretaris
BAB III, merupakan metodologi penelitian yang terdiri dari lokasi penelitian, jenis data, teknik pengambilan data, teknik analisa.














BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A.   Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli:
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler The Concise Oxford Dictionary of Current English,
Sekretaris adalah:
1.    Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya.
2.    Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
3.    Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan, menteri di Amerika Serikat dan Vatikan.
Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah:
“Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.”
Menurut C. L Barnhart, sekretaris adalah:
1.    Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi.
2.    Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.
3.    Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.
4.    Sebuah meja dan rak buku diatasnya.
Menurut M. Braum dan Roman dari Portugal, sekretaris adalah:
“Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu–tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu.”
Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.

B.   Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:


1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1.    Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2.    Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3.    Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
Pekerjaan Sekretaris
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:
1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder
b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik
c. Mengerjakan pembukuan ringan
d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya
2. Pekerjaan keahlian
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:
a.    Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
b.    Sebagai penerjemah pimpinannya
c.    Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d.    Mengolah data untuk penyusunan laporan
e.    Mengatur rapat dan menulis notulen rapat
Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.
C.   Jenis-jenis Sekretaris

Sekretaris memiliki ruang lingkup yang luas. karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya, seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis
Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretarisan dan Calon Sekretaris (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokan berdasarkan :

Berdasarkan Luas Lingkup dan Tanggung Jawab

1.    Sekretaris Organisasi
Sekretaris Organisasi adalah seorang officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretariat organisasi disebut juga Executive secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian.
Dan adapula contoh Sekretaris Organisasi :
Business Secretary
Company Secretary
Sekretaris Jendral di departemen
Sekretaris wilayah daerah di Pemerintah Daerah tingkat I

2.    Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris Pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.

Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah :
Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinanya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker.
Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan.
Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi disini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinanya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu haru memimta ijin pada atasan langsung si sekretaris.

3.    Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk kepentingan soerang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staff dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat atau digaji secara perorangan.
Contohnya : Sekretaris pribadi seorang artis

Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja

1.    Sekretaris Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar darinya. Biasanya hanya diberi tugas yang bersifat rutin.
2.    Sekretaris Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mamou mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.



Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan

Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang akuntansi dan sebagainya. Sehingga dalam dunia usaha dikenal :
The Legal Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang hukum)

Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaries dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.
The Medical Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis)

Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis atau ahli medis lainnya.
The Technical Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu)

Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan.
Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www.sitimutmainah32.blogspot.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi :
1. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya :
a. Sekretaris Instansi
Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.
b. Sekretaris Pribadi

Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.
D.   Tugas-tugas Sekertaris
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntuk untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dan dibawah ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman,
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)
Dan adapula teori yang dikemukan oleh Neni Nuraeni dalam websitenya :www.greatsecretary.wordpress. com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, diantaranya :
1. Menurut wewenangnya
a.    Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondensi, filling dan surat-menyurat.
b.    Tugas Instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
c.    Tugas Kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut Jenis Tugasnya
a.    Tugas administrasi perkantoran. Meliputi surat-menyurat, pembuatan laporan, filling.
b.    Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
c.    Tugas sosial. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, menyiapkan jamuan atau acara resmi kantor.
d.    Tugas Insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat, pidato, prensentasi dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Pengertian Tugas Rutin

Tugas Rutin ialah suatu kegiatan yang biasa atau rutin selalu dilakukan oleh seorang sekretaris pada umumnya dan tidak usah menunggu instruksi dari pimpinan perusahaan.
Yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus atau pengawasan khusus. Misalnya : Tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan, dan menerima telepon. (Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2005:24).
 Adapula teori yang di kemukakan oleh Sedarmayanti tentang tugas Rutin Sekretaris adalah, “Tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.”(2005:23) 1

Tugas Rutin Sekretaris Sebagai Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai Resepsionis menurut Ursula Ernawati (2004:17)
Terdiri dari tugas menerima telepon dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima dan melayani tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, menyusun acara kegiatan kerja sehari-hari pimpinan.
Dan merupakan suatu kegiatan dalam membantu kegiatan pimpinan terutama dalam pelaksanaan tugas rutin sekretaris dalam menerima telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima dan melayani tamu.

Sekretaris Dalam Menerima Telepon
Peran sekretaris dalam langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menerima telepon
Telepon dari luar melalui saluran langsung,
a. Menyebutkan nama perusahaan atau organisasi tempat bekerja
b. Mengucapkan salam : “selamat Pagi/Siang/Petang”
c. Menanyakan apakah ada yang dapat dibantu atau ingin bicara dengan siapa.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

A.   Lokasi Penelitian
            Lokasi penelitian bertempat pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kota Ambon. Jalan Leo Wattimena.

B.    Jenis Data
            Jenis data yang digunakan dalam penulisan ini adalah:
a.    Data kuantitatif yaitu data yang berbentuk angka-angka
b.    Data kualitatif yaitu data yang tidak berbentuk angka tapi berupa informasi lisan maupun tulisan tentang gambaran umum instansi.

C.    Sumber Data
            Data yang digunakan dalam penulisan ini adalah bersumber dari:
1.    Data primer adalah data yang dikumpulkan langsung dari instansi berupa informasi-informasi yang berhubungan dengan penulisan
2.    Data sekunder adalah data yang dapat dari kepustakaan dan sumber-sumber lain yang mendukung penulisan ini.
           
D.   Teknik Pengambilan Data
            Adapun teknik pengambilan data yang digunakan dalam      penulisan ini adalah sebagai berikut:
1.    Observasi yaitu suatu cara pengamatan langsung tentang objek yang diteliti.
2.    Wawancara yaitu suatu bentuk tanya jawab secara langsung tentang objek yang diteliti
3.    Studi kepustakaan yaitu dengan menggunakan buku-buku sebagai sumber informasi.
E.   Teknik Analisa Data
            Teknik analisa yang dipakai dalam penulisan ini adalah analisa kualitatif, yaitu dengan menggunakan teori yang sesuai dengan tugas-tugas sekretaris.

Daftar Pustaka
http://mielPengertian Sekretaris