BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Di
era modernisasi ini, perkembangan berbagai usaha sudah sangat pesat, baik itu
dalam bentuk barang ataupun jasa. Tidak terlepas dari itu meraknya usaha barang
dan jasa juga membuat pihak organisasi menjadi suatu faktor penentu utama dalam
keberhasilan suatu usaha, bahkan suatu organisasi pun dapat menentukan berhasil
atau tidaknya suatu usaha yang dijalankan.Begitu pentingnya organisasi yang
baik dalam suatu usaha sehingga setiap peran dari masing-masing orang yang
mengambil bagian dalam organisasi sangat ditentukan untuk bersikap produktif
dan bertanggung jawab.
Terlepas
dari itupula dalam era global skarang ini, tidak ada batas antar Negara,
seolah-olah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling
mempengaruhi. Menghadapi kondisi seperti ini, Negara-negara berkembang seperti
Indonesia akan berhadapan secara manusia, aspek modal dan aspek teknologi. Kondisi
yang demikian membuat para pimpinan perusahaan atau instansi lainnya
membutuhkan jasa Sekretaris yang lebih professional, dengan tingkat kompetensi berstandar
internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga sekretaris yang lain.
Pada
mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan pimpinan
untuk mengurus hal ikhwal yang bersifat rahasia. Misalnya membuat surat yang
isinya bersifat rahasia, demikian pula menyimpan serta memelihara arsip-arsip
suraat rahasia. Kemudian ternyata bahwa tugas seorang sekretaris mengalami
perkembangan, yaitu tidak hanya melakukan tugas yang bersifat rahasia melainkan
melakukan tugas dalam bidang tataketerangan, tatawarkat, atau tatausaha pada
umumnya. Sekretaris organisasi bertindak sebagai kepala sekretariat, disamping
bekerja atas insturuksi pimpinan, juga
memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan,
pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan
pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tatakerja. Dengan kata lain
sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen yang meliputi
perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.
Kantor
Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon bertempat di jalan
Leo Wattimena yang mana di dalam kantor
ini terdapat seorang sekretaris yang belum menjalankan tugasnya dengan baik dan
benar sehingga ada tugas-tugas yang tidak bisa ia laksanakan dan hal ini
membuat pekerjaan di Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo sedikit terganggu.
Berdasarkan
latar belakang diatas maka penulis tertarik mengangkat sebuah judul tentang “
Tinjauan Tugas Sekretaris Pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan
Baguala Kota Ambon”.
B. Rumusan
Masalah
Adapun
masalah yang ingin penulis teliti sesuai dengan latar belakang diatas adalah
“Bagaimana sekretaris dalam menjalankan
tugas dan tanggung jawabnya pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan
Baguala Kota Ambon”.
C. Batasan
Masalah
Penulis
membatasi masalah hanya pada tugas sekretaris pada Kantor Pemerintah Negeri
Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon.
D. Tujuan
Penulisan
Adapun
tujuan penulisan ini adalah :
1. Untuk
mengetahui bagaimana tugas-tugas yang dijalankan oleh sekretaris pada Kantor
Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan Baguala Kota Ambon.
2. Sebagai
bahan masukan pada sekretaris di Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kecamatan
Baguala Kota Ambon dalam menjalankan tugas-tugas.
E. Sistematika
Penulisan
BAB
I, merupakan pendahuluan yang terdiri dari latar belakang, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan penulisan, sistematika penulisan.
BAB
II, merupakan tinjauan pustaka yang terdiri dari pengertian sekretaris,
syarat-syarat sekretaris, jenis-jenis sekretaris, tugas-tugas sekretaris
BAB
III, merupakan metodologi penelitian yang terdiri dari lokasi penelitian, jenis
data, teknik pengambilan data, teknik analisa.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
A. Pengertian
Sekretaris
Istilah sekretaris
berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa
Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan
dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal
dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang
sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang
tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Beberapa
pengertian sekretaris menurut para ahli:
Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler The
Concise Oxford Dictionary of Current English,
Sekretaris
adalah:
1.
Orang yang bekerja pada orang lain untuk
membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis,
mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya.
2.
Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan
atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat,
terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden,
Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah:
“Seorang
pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih
bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya
meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk
menjawab telepon,
mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip
warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak
sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.”
Menurut C. L Barnhart, sekretaris adalah:
1.
Seorang yang melakukan korespondensi,
memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi.
2.
Seorang kepala pejabat pemerintah yang
mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar
Negeri.
3.
Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja
tulis.
4.
Sebuah meja dan rak buku diatasnya.
Menurut M. Braum dan Roman dari Portugal,
sekretaris adalah:
“Seorang
pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan
surat-menyurat, menerima tamu–tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya
mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak
kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala
itu.”
Berdasarkan
uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang
karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu
pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena
dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat
memegang rahasia perusahaan.
B.
Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai
pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu
agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun
syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
1.
Syarat Kepribadian
Tidak
banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian
bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana
harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun
kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a.
Harus bersikap mawas diri
b.
Bersikap ramah
c.
Sabar
d.
Simpatik
e.
Penampilan diri yang baik
f.
Pandai bergaul
g.
Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h.
Dapat bijaksana terhadap orang lain
i.
Memiliki ingatan yang baik
j.
Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2.
Syarat pengetahuan
a.
Syarat pengetahuan umum
Seorang
sekretaris harus memiliki pengetahuan
kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari
perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai
dan memahami Bahasa Indonesia
dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing
secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan
tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.
3. Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b.
Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan
khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu
menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya
penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan,
dan sebagainya.
3.
Syarat keahlian
Setiap
sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
a.
Mampu menyusun laporan
b.
Mampu berkorespondensi
d.
Teknik tata penyimpanan arsip
e.
Teknik berkomunikasi dengan telepon
f.
Menulis cepat dengan steno
g.
Teknik mengetik surat
4.
Syarat praktik
Sebelum
seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai
pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu
harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas,
misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
Pekerjaan Sekretaris
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris
meliputi:
1. Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan
stenografi atau merekam dengan tape recorder
b. Mengetik komputer dan
mesin ketik manual atau elektrik
c. Mengerjakan pembukuan
ringan
d. Menyimpan arsip-arsip
untuk pimpinan
e. Membuat surat
f. Menerima tamu
g. Mengatur perjalanan,
hotel, tiket pesawat, dan sebagainya
2. Pekerjaan keahlian
Adapun
pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:
a. Melaksanakan
keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai
bawahannya
b. Sebagai
penerjemah pimpinannya
c. Mengikuti
jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya
dengan jalannya organisasi
d. Mengolah
data untuk penyusunan laporan
e. Mengatur
rapat dan menulis notulen rapat
Walaupun sekretaris orang kedua dari
perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak
memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan
satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari
seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk
kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.
C.
Jenis-jenis Sekretaris
Sekretaris memiliki ruang lingkup yang
luas. karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya,
seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis
Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya
Pedoman Lengkap Kesekretarisan dan Calon Sekretaris (2004:13-16), jenis
sekretaris dapat dikelompokan berdasarkan :
Berdasarkan
Luas Lingkup dan Tanggung Jawab
1.
Sekretaris
Organisasi
Sekretaris Organisasi adalah seorang officer
manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau suatu
instansi pemerintah tertentu. Sekretariat organisasi disebut juga Executive
secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga
memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun
struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi,
pengendalian.
Dan adapula contoh Sekretaris
Organisasi :
Business Secretary
Company Secretary
Sekretaris Jendral di
departemen
Sekretaris wilayah daerah di
Pemerintah Daerah tingkat I
2.
Sekretaris
Pimpinan (Private Secretary)
Sekretaris Pimpinan adalah tangan
kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya.
Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau
perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi
pimpinan, namun bersifat kedinasan.
Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan
adalah :
Ia bukan pimpinan suatu
unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah.
Ia tidak memiliki wewenang untuk
membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili
pimpinanya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy
maker.
Tugasnya adalah
meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis dan
kedinasan.
Ia bekerja untuk seorang pimpinan
tertentu. Jadi disini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa
atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinanya ingin meminta
bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu haru memimta ijin pada atasan
langsung si sekretaris.
3.
Sekretaris
Pribadi (Personal Secretary)
Sekretaris pribadi adalah seseorang
yang melaksanakan aktivitas kantor untuk kepentingan soerang tertentu dan
bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staff dari organisasi atau
perusahaan, tetapi ia diangkat atau digaji secara perorangan.
Contohnya : Sekretaris pribadi seorang
artis
Berdasarkan
kemampuan kerja dan pengalaman kerja
1.
Sekretaris
Junior
Yaitu sekretaris yang baru memulai
meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia
masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior
ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai
assisten sekretaris senior agar dapat belajar darinya. Biasanya hanya diberi
tugas yang bersifat rutin.
2.
Sekretaris
Senior
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki
kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena
itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mamou mengatur pekerjaannya sesuai
prosedur.
Berdasarkan
Spesialisasi dalam Pekerjaan
Yang dimaksud disini adalah sekretaris
yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang
medis, bidang teknik, bidang akuntansi dan sebagainya. Sehingga dalam dunia
usaha dikenal :
The Legal Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam
bidang hukum)
Yaitu sekretaris yang membantu ahli
hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaries dan sebagainya. Ia sendiri
bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan
tugas kesekretarisannya.
The Medical Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam
bidang medis)
Yaitu sekretaris yang membantu seorang
dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia
bukanlah seorang dokter, paramedis atau ahli medis lainnya.
The Technical Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam
bidang teknik tertentu)
Yaitu sekretaris yang membantu seorang
akuntan.
Sedangkan teori yang dikemukakan oleh
Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www.sitimutmainah32.blogspot.com tentang
jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi :
1. Jenis-jenis sekretaris
berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya :
a. Sekretaris Instansi
Sekretaris yang bertugas sebagai
office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya
meliputi semua aspek kegiatan kantor.
b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai
pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.
D.
Tugas-tugas Sekertaris
Tugas seorang sekretaris tidak hanya
membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga
dituntuk untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas
kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan
penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dan dibawah
ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman,
“Tugas sekretaris dalam arti sempit
adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia
pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan
tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda
organisasi. Lembaga maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)
Dan adapula teori yang dikemukan oleh
Neni Nuraeni dalam websitenya :www.greatsecretary.wordpress. com menjelaskan
bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki
multi tugas, diantaranya :
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin. Meliputi pengetikan,
making call, menerima tamu, korespondensi, filling dan surat-menyurat.
b. Tugas Instruksi. Meliputi penyusunan
jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan
penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
c. Tugas Kreatif. Meliputi pembuatan
formulir telepon, dokumentasi, mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang
kantor pimpinan.
2. Menurut Jenis Tugasnya
a. Tugas administrasi perkantoran.
Meliputi surat-menyurat, pembuatan laporan, filling.
b. Tugas resepsionis. Meliputi making
call, melayani tamu menyusun jadwal pertemuan pimpinan.
c. Tugas sosial. Meliputi mengatur rumah
tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, menyiapkan jamuan atau
acara resmi kantor.
d.
Tugas
Insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat, pidato, prensentasi dan mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan.
Pengertian Tugas Rutin
Tugas Rutin ialah suatu kegiatan yang
biasa atau rutin selalu dilakukan oleh seorang sekretaris pada umumnya dan
tidak usah menunggu instruksi dari pimpinan perusahaan.
Yakni tugas yang tidak memerlukan
perintah khusus atau pengawasan khusus. Misalnya : Tugas pengurusan surat,
menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan, dan menerima
telepon. (Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2005:24).
Adapula teori yang di kemukakan oleh
Sedarmayanti tentang tugas Rutin Sekretaris adalah, “Tugas-tugas umum yang
hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau
tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah
diterapkan dalam uraian tugasnya.”(2005:23) 1
Tugas Rutin Sekretaris Sebagai
Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai Resepsionis
menurut Ursula Ernawati (2004:17)
Terdiri dari tugas menerima telepon
dan menjawab telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima dan melayani
tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan,
menyusun acara kegiatan kerja sehari-hari pimpinan.
Dan merupakan suatu kegiatan dalam
membantu kegiatan pimpinan terutama dalam pelaksanaan tugas rutin sekretaris
dalam menerima telepon, mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima dan
melayani tamu.
Sekretaris Dalam Menerima Telepon
Peran sekretaris dalam langkah-langkah
yang perlu dilakukan dalam menerima telepon
Telepon dari luar melalui saluran
langsung,
a. Menyebutkan nama
perusahaan atau organisasi tempat bekerja
b. Mengucapkan salam :
“selamat Pagi/Siang/Petang”
c. Menanyakan apakah ada yang dapat
dibantu atau ingin bicara dengan siapa.
BAB
III
METODOLOGI
PENELITIAN
A.
Lokasi
Penelitian
Lokasi penelitian
bertempat pada Kantor Pemerintah Negeri Desa Passo Kota Ambon. Jalan Leo Wattimena.
B.
Jenis Data
Jenis data yang
digunakan dalam penulisan ini adalah:
a.
Data kuantitatif yaitu data yang berbentuk
angka-angka
b.
Data kualitatif yaitu data yang tidak
berbentuk angka tapi berupa informasi lisan maupun tulisan tentang gambaran
umum instansi.
C.
Sumber Data
Data yang digunakan
dalam penulisan ini adalah bersumber dari:
1.
Data primer adalah data yang dikumpulkan
langsung dari instansi berupa informasi-informasi yang berhubungan dengan
penulisan
2.
Data sekunder adalah data yang dapat dari kepustakaan
dan sumber-sumber lain yang mendukung penulisan ini.
D.
Teknik
Pengambilan Data
Adapun teknik
pengambilan data yang digunakan dalam penulisan
ini adalah sebagai berikut:
1.
Observasi yaitu suatu cara pengamatan
langsung tentang objek yang diteliti.
2.
Wawancara yaitu suatu bentuk tanya jawab
secara langsung tentang objek yang diteliti
3.
Studi kepustakaan yaitu dengan menggunakan
buku-buku sebagai sumber informasi.
E.
Teknik
Analisa Data
Teknik analisa yang dipakai
dalam penulisan ini adalah analisa kualitatif, yaitu dengan menggunakan teori
yang sesuai dengan tugas-tugas sekretaris.
Daftar
Pustaka
http://mielPengertian Sekretaris
